5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Khái niệm 5S nghe có vẻ hơi trừu tượng vào thời điểm này, nhưng trên thực tế, đó là một công cụ thực hành rất thiết thực mà mọi người ở nơi làm việc đều có thể tham gia.
5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong một không gian, loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, thực hiện các nhiệm vụ vệ sinh và duy trì chu trình này. Sắp xếp, làm sạch, lặp lại.
Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
-
- Sàng lọc: Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
- Sắp xếp: Tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
- Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
- Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
- Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S
- Tại sao cần thực hiện 5S?
- Lưu trữ quá nhiều thứ không cần thiết -> chiếm không gian
- Việc bố trí hồ sơ, sắp xếp trật tự không hợp lý -> mất thời gian tìm kiếm
- Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thói quen, không ai quan tâm, chưa phân loại rác -> môi trường làm việc không sạch sẽ
- Không có cơ sở dữ liệu dùng chung, các tài liệu không kịp thời chuẩn bị, do thiếu các biểu mẫu -> không mang lại hiệu quả công việc, chậm tiến độ hợp đồng
- Phân loại hồ sơ tại nguồn -> khi giao việc hoặc tiếp nhận hồ sơ, cần có khay riêng để sàng lọc, tránh trường hợp thất lạc
- Thiết lập quy chế khi trao đổi công việc với khách hàng, đồng nghiệp -> quy định rõ thời gian đáp ứng công việc, các biện pháp khẩn cấp tạm thời
- Xây dụng quy trình chuẩn cho công việc -> làm việc có hệ thống, năng suất lao động được nâng cao, giảm áp lực cho nhân viên thực hiện.
- Tạo biểu mẫu cho tất cả các quá trình thao tác công việc -> tránh được trường hợp dồn việc, có thể sử dụng bất kì ai khi cần
- Lợi ích của việc thực hiện đúng và đầy đủ tiêu chuẩn 5S
- Đối với doanh nghiệp:
- Cải thiện hệ thống sản xuất, nâng cao năng suất và giảm thiểu chi phí, loại bỏ những chi phí không cần thiết, nâng cao chất lượng và có thể thu được lợi nhuận cao hơn
- Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp năng động, trách nhiệm, kỷ cương, chuyên nghiệp và đảm bảo lợi ích cho nhân viên
- Đối với người lao động:
- Xây dựng được môi trường làm việc sạch sẽ, vui vẻ, thoải mái;
- 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, văn phòng, tài liệu, tạo sự thông thoáng.
- Nâng cao được nhận thức của mọi nhân viên về ý thức và trách nhiệm đối với công việc được giao phó.
- Áp dụng đúng quy trình giúp công việc thuận lợi hơn, nhanh chóng tìm ra điểm sai sót;
- Khích lệ tinh thần sáng tạo của nhân viên, tạo những đột biến mới trong công tác quản lý, xây dựng doanh nghiệp
- Mọi người được yên tâm, hào hứng với công việc của mình thì tự nhiên sẽ tạo ra năng suất lao động cao
- Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đem lại sự thay đổi kì diệu. Những thứ không cần thiết bị loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc, thiết bị, bàn làm việc không gian làm việc trở nên sạch sẻ. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn.
3. Giới thiệu dịch vụ của SEN: Cung cấp khóa huấn luyện về 5S và hướng dẫn triển khai tại khu vực làm việc
Khóa huấn luyện này phù hợp cho tất cả các cá nhân trong ngành muốn có thêm kiến thức về thực hành sức khỏe, an toàn và môi trường đặc biệt là xanh hóa văn phòng.Với đội ngũ giảng viên của SEN là các chuyên gia hàng đầu, chúng tôi có sự thấu hiểu sâu sắc về các khó khăn hoặc vấn đề mà các khách hàng đang phải đương đầu. Chúng tôi chia sẻ các kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn trong việc triển khai áp dụng 5S tại khu vực làm việc của doanh nghiệp.
